Automatiser pour mieux servir

Immobilier – Services aux notaires

Projet mené par Custly

La demande

Optimisation et automatisation des processus internes pour une entreprise active dans les services immobiliers aux études notariales. Notavisit accompagne les études notariales dans la gestion de la vente de biens immobiliers : visite, suivi administratif, coordination logistique. L’entreprise, en pleine croissance, faisait face à un volume croissant de demandes, gérées jusqu’ici de manière majoritairement manuelle.

L’objectif :

Gagner du temps sur les tâches répétitives

Réduire la charge mentale liée à la gestion multi-outils

Créer un système capable de grandir avec l’activité

La réponse

Automatisation intelligente des flux et génération automatique de documents Après un audit des processus internes, nous avons proposé une solution sur mesure articulée autour de Notion, Make, ChatGPT, Google Workspace et Dropbox.

Un usage spécifique de ChatGPT a été mis en place pour analyser les emails entrants, identifier automatiquement ceux émis par des études notariales, et extraire les informations nécessaires à la création d’un nouveau dossier.

Le système en action

Demande notaire

Lorsqu’un notaire envoie une demande par email ou via formulaire, le système :

Identifie automatiquement s’il s’agit d’un nouveau bien à traiter

Crée une fiche dans Notion avec les informations clés du dossier

Crée un espace de travail dédié dans Dropbox

Prépare les éléments de suivi pour les agents

Génération automatique

de fiche bien

Pour chaque bien en vente, un flyer commercial est généré automatiquement :

Les données sont récupérées depuis Notion (adresse, caractéristiques, description)

Les photos du bien sont collectées depuis une source définie (ex : Dropbox ou dossier Drive)

Une fiche descriptive complète est créée dans Google Docs au format standardisé

Le document final est automatiquement exporté et classé dans le bon dossier Dropbox

Rapport de visite & matching acheteurs

Après chaque visite, un formulaire est rempli et alimente une base centralisée

Les informations sont utilisées pour générer des rapports automatiques

Un système de matching entre biens et critères acheteurs alimente la relance commerciale

Accompagnement & formation

Pour assurer la bonne appropriation du système par l’équipe, une formation sur place a été organisée en conditions réelles.

Une série de tutoriels vidéo personnalisés a également été remise à l’équipe afin de documenter chaque étape et garantir une autonomie complète.

Résultats

Réduction importante du temps passé sur chaque dossier

Automatisation de la création des fiches commerciales, sans intervention manuelle

Centralisation et structuration des données dans un environnement clair

Meilleure réactivité face aux demandes entrantes

Système évolutif, prêt à accompagner la croissance de l’activité

Conclusion

Grâce à cette automatisation, Notavisit a pu structurer son back-office, gagner en efficacité et professionnaliser encore davantage sa relation avec les notaires. Les documents sont générés automatiquement, les informations sont organisées, et l’équipe peut désormais se concentrer sur son cœur de métier.